Jste-li hostem hotelu, účel použití vašich údajů vysvětlují zásady ochrany osobních údajů daného hotelu. Dotazy k pobytu nebo rezervaci směřujte na hotel. Můžete se obrátit i na nás, viz oddíly 8 a 12.

Naše smlouva o zpracování osobních údajů s každým hotelem je součástí obchodních podmínek BE-A: https://be-a.ai/pdf/terms-of-service-and-dpa-en.pdf.

3. Údaje o hostech hotelu

3.1 Jaké údaje BE-A dostává

• E-mail: jméno a e-mailová adresa odesílatele, obsah zprávy a přílohy.

• WhatsApp: telefonní číslo hosta ve WhatsAppu a jméno jeho profilu, obsah zpráv mezi hostem a hotelem (včetně fotografií a dokumentů, které host pošle) a technické údaje o každé zprávě: čas, stav doručení a přečtení a chybové kódy WhatsAppu.

• Telefonní hovory: telefonní číslo volajícího, nahrávka toho, co volající říká, a písemný přepis hovoru. Pokud hovor převezme recepce, přepisuje se i tato část hovoru.

• Avatar v hotelu: to, co host řekne obrazovce s avatarem.

• Rezervace: jméno, kontaktní údaje, termín pobytu, pokoj a cena, které jsou potřeba k ověření dostupnosti nebo k vytvoření či změně rezervace v rezervačním systému hotelu.

• Online check-in, pokud ho hotel používá: údaje, které hotel musí od hostů ze zákona získat, načtené z dokladu totožnosti, který host pošle: jméno, datum narození, pohlaví, státní příslušnost, druh dokladu, jeho číslo, vydávající stát a platnost. BE-A je předá do rezervačního systému hotelu a uchovává je spolu s fotografií dokladu u konverzace.

BE-A nikdy nežádá čísla platebních karet a nikdy je nepředává do rezervačního systému. Pokud host údaje o kartě přesto napíše nebo řekne, zůstanou ve zprávě nebo v přepisu hovoru, dokud nejsou smazány.

3.2 Zvlášť k WhatsAppu

BE-A dostává údaje z platformy WhatsApp Business společnosti Meta pouze pro telefonní čísla, která hotel k BE-A připojil. Nedostává kontakty hosta, jiné chaty ani žádné údaje z jeho účtu na Facebooku nebo Instagramu. WhatsApp provozuje Meta Platforms Ireland Ltd; na používání WhatsAppu hostem se vztahují její vlastní podmínky a zásady ochrany osobních údajů.

3.3 K čemu BE-A údaje hostů používá

• aby zprávy a hovory hostů zobrazil pracovníkům recepce hotelu;

• aby pomocí umělé inteligence připravil odpovědi. Pracovníci odpověď před odesláním zkontrolují, kromě témat, u kterých hotel povolil automatické odpovědi;

• aby na žádost hosta ověřil dostupnost a vytvořil nebo změnil rezervaci;

• aby odeslal vlastní šablony zpráv WhatsApp hotelu, například uvítací zprávu nebo připomínku check-inu před příjezdem;

• aby nalezl a opravil chyby ve službě.

BE-A údaje hostů neprodává, nepoužívá je k reklamě a údaje hostů jednoho hotelu nepoužívá pro jiný hotel. BE-A o hostovi samo nečiní žádné rozhodnutí s právními účinky; vše, na co BE-A neumí odpovědět, řeší pracovníci recepce.

3.4 Umělá inteligence

BE-A používá modely umělé inteligence společnosti Microsoft (Azure OpenAI Service) v datových centrech v Německu a ve Švédsku. Podle podmínek společnosti Microsoft tyto údaje Microsoft nepoužívá k trénování svých modelů.

4. Údaje o hotelech a pracovnících hotelů

• Účty pracovníků: jméno, pracovní e-mail, role a záznam o činnostech v BE-A (například kdo odeslal kterou odpověď). Používáme je k poskytování služby, k jejímu zabezpečení a k podpoře hotelu. Právní základ: plnění smlouvy s hotelem a náš oprávněný zájem na bezpečné službě.

• Připojení účtu WhatsApp Business: když hotel připojí svůj účet přes registrační proces společnosti Meta, BE-A dostane identifikátory účtu WhatsApp Business a telefonního čísla hotelu a přístupový klíč, kterým BE-A za tento účet odesílá a přijímá zprávy. Osoba, která účet připojuje, se přihlašuje k Facebooku ve vlastním okně společnosti Meta. BE-A nedostane její heslo k Facebooku a neukládá žádné údaje z jejího facebookového profilu.

• Obchodní kontakty a fakturace: jména, e-maily a telefonní čísla našich kontaktních osob v hotelu a fakturační údaje. Právní základ: naše smlouva a zákonné povinnosti v účetnictví.

5. Poskytovatelé služeb

K provozu BE-A používáme tyto poskytovatele. Každý z nich s námi má smlouvu, která omezuje, jak smí údaje používat. Tato tabulka je zároveň aktuálním seznamem schválených dalších zpracovatelů, na který odkazuje příloha B naší smlouvy o zpracování osobních údajů.